推荐机构:北京三星九千认证中心
认证类型:质量管理体系
审核时间:2013.11.6-8
认证人员:蔡玮琦、李燕、刘欣白(专家)
一、背景说明:
二、审核策划:
北京 XX 有限责任公司于 2002 年建立质量管理体系并通过认证,近年来随着公司业 务的迅猛发展,每年的业绩、人员也成倍增长。根据公司目前的发展情况,北京三星九 千认证中心策划采△用过程方法,重点关注公司人员能力情况、服务质量控★制, 2013 年
10 月审核组◎长按照审核方案的策划,完成了针对软件服务过程、系统集成过程、系统运 维、等过程的审核计划编制工〓作,确定了本次审核的重点是围绕各业务流程展开技术、 人员能力等方面的重点审々核。现场审核〓在 2013 年 11 月 6 日-8 日按期实施,首次会议上 针对认证中心这次贴心的审核策划,受审核方高管层给予高度的认可,他们希望能通过 更多的方式和渠道▼深入挖掘管理中的不足,以提升自身的业绩和质量控制能力。
根据这次审核策划的要求,审核组←在现场实施前专门查阅了以往的审核资料,做了详细的任务分工,现场审核除了各业务流程的审核外,还要№重点关注质量监督的执行情 况和人力资源管理实施的有效性。
系统运维过程是受审核方所有业务中最繁杂、最不彰显业◆绩、最不受重视的一项工作,并且这个业务︼流程又由不同的数个部门分区域、分业务领⌒域的完成,每个运维项目 又具有不★同的特点,给审核工作带来了较大的压力、增加了繁重的业务量。其中在抽查▃ 系统运∮维部负责的“**系统运维”项目时发现,该项目是针对**大楼的系统运∞维工作≡, 包括网络运维和桌面运维2项工作,同时该项目也被中国某集团股份有限公司识别为涉 密项目。但在查阅运维记录☉时发现◥2013年4月该项目组成员高**申请换岗、5月陈**申请 离职,之后经部门负责人批⊙准没做任何脱密处理高**即调换Ψ到海外项目,陈**也正常离 职了。针对这个审核发现,审核组在︽当天晚上的沟通会上一致认为要〒深入追踪。在第二 天的〖审核中,再次同几个部门负责人沟通、查询并最终确∩认:公司确实未策划对现有项 目涉密情况进行识别的管理方法,也未策划对涉密项目相关人员♀的管理规定。
根据审核组的这一审核发☆现,审核组同受审核方管理层进行了深入沟通,明确该公 司业务的特殊性,因其工作涉及了大量有关↘我国**项目的重要技术信息,如果这些信息 一旦泄露,将给我们国家造〇成不可估量的重大损失。针对这一审核发现,受审核方管理 层表▃示极度的震惊,这方面※的管理缺失是他们从没有关注到的,这一发现得到了他们的 高度重视,管理▲者代表表示要亲自带队组成工作组々完成整改工作。
受审核方针对不符合项进行了原因分析:公司有中国某集团公司制定的保密管理办 法,但未对现有的保密管理办法」进行有效的宣贯和执行,没有识别涉密项目,导致保密 项目组成员在换㊣ 岗和离岗时未进行脱密处理。
根据分析▆的结果,整改小组制定了一下三项纠正措施:
1、2013 年 11 月 14 日,由党群工作部、项目管ω理部、人力资源部联合向各部门发 布《关于申报保密项目及涉密人员的通知》,要求〓对识别的保密项目和涉密人员开展保 密办法的宣贯工作。
2、2013 年 12 月 4 日前各部门要对识别出的保密项目和涉密人员情况填写《保密审
批表》提交党群工作部确认,12 月 13 日起由党群工作部组织完成对涉密人员签订《涉 密人员岗位责╱任书》的工作。
3、对公司内部已经换岗人员,各部门协助党群工作部完¤成涉密人员的脱密工作,对 于离职人员,各部门协助人力资源部完成涉密人员补充脱密工作,并报党∑ 群工作部备案。
五、改进效果:
截止 2014年1月 25 日,受审核方通报认证中心,他们已经完成了全部整改工作。 通过 2 个多月的整改工作,企业识别分级涉密项目 40 余个,涉密人员千余人。同时也 通过这次整改工作,梳理了涉密项目的业务流程,明确了各类人员的管理职责,并对识 别出的涉密人员进行了详细的培训、宣贯,真正做到保密工作深入工作的◤每个流程细节。 在整改工作通报过程中,受审核方的管理层对审核组的工作给予了高度评价,称我们真 正做到了审核ω促进管理、审核促进改进,帮助企业避免了重大问题的出现,真正√实现了 增值审核。